Die Technik ist immer unbarmherzig: Was schön, neu und funktionell ist, verliert sehr schnell seine Aktualität und ist veraltet, bevor man es merkt. Was vor ein paar Jahren noch so perfekt funktioniert hat, bremst Sie heute aus. Diese technologische Hyperinflation zwingt Unternehmen zu einer Art Innovationswettlauf.
Die digitale Disruption verändert jede Branche, jede öffentliche Einrichtung. Und die Rolle der Inhalte, des Contents, in diesem Prozess wird immer größer, da Unternehmen und Organisationen bei der Erstellung von Content ungeheure Mengen an Daten erzeugen. Effiziente Content-Management-Systeme (CMS) finden Wege, diese Daten zu nutzen, um ein schlankes und agiles Geschäftsmodell zu unterstützen. Hierbei stehen Unternehmen oft vor der Herausforderung, wie sie die mit Ihrem geschaffenen Content produzierten Daten in ein solches CMS importieren.
Dazu müssen Sie wissen, welchen Content Sie haben, wo sich dieser befindet und wie man auf diesen zugreifen kann. Niemand hat vorausgesehen, wie schwierig das werden würde. Im Laufe der Jahre parkten Unternehmen ihren Content und die zugrundeliegenden Daten in immer mehr Systemen und Geschäftsanwendungen. Dadurch wurden in den meisten Fällen über die Jahre unabhängig voneinander bestehende Datensilos geschaffen. Je nach System werden die Daten dabei verändert und/oder angereichert (z.B. hinsichtlich der Inhalte, Metadaten oder des Formats). Nicht selten kommt es dazu, dass dieselben Inhalte und Daten in unterschiedlichsten Varianten vorliegen. So entstand weniger eine Inhaltsarchitektur als vielmehr ein Inhaltslabyrinth.
Viele Unternehmen haben Jahrzehnte Nachholbedarf bei der Verarbeitung von Inhalten und Daten, welches ihr Tagesgeschäft mehr stört, als ihnen bewusst ist. Allein die Suche nach Inhalten und Daten oder deren benötigten Variante führt zu einem unnötigen Zeitverlust und erhöht das Fehlerpotential. Unternehmen werden dadurch daran gehindert, Geschäftsstrategien voranzutreiben, die notwendig sind, um auf dem heutigen Markt zu bestehen.
Dieses Whitepaper untersucht einen unverzichtbaren ersten Schritt zur Schaffung einer kohärenten Content-Landschaft: die Migration von Inhalten (z.B. aus einem alten CMS) in ein (neues) CMS, das Ihre Geschäftsziele unterstützt und nicht Ihre Geschäftsziele behindert. Dabei stellen sich folgende Fragen:
- Besteht ein Altsystem und ist dieses geeignet, Ihr Geschäftsziel zu unterstützen
- Wie funktioniert eine Content bzw. Daten Migration
- Auswahl eines Migrationspartners
Zum Abschluss unseres Beitrags möchten wir eine kurze Skizze des Return on Investment (ROI) erstellen, den Sie von einem Migrationsprojekt erwarten können.
Doch zunächst einmal: Wann erreichen Organisationen die Weggabelung in Bezug auf Inhalte? Was ist der Auslöser, die Entscheidung, ein altes CMS außer Betrieb zu nehmen?
WAS IST EIN VERALTETES CMS?
In jedem Unternehmen oder jeder Organisation gibt es einen Wendepunkt, an dem die Fragmentierung von Content und/oder ein veraltete CMS jeden Teil des Unternehmens zu behindern beginnt. Gespeichert in verschiedenen Systemen, Anwendungen oder Geschäftsprozessen, wird Content zu einem Hindernis für Geschäftsinitiativen, die eine flexible Ausführung erfordern. Unternehmen müssen in der Lage sein, Inhalte ohne Einschränkungen (wieder) zu verwenden. Content sollte ein ermöglichender und kein einschränkender Faktor sein. In diesem Zusammenhang kann Ihr CMS als “Legacy” (Altlast/Vermächtnis) bezeichnet werden, wenn es Ihre Geschäftsziele beeinträchtigt, die Sie in einer sauberen und agilen Content-Umgebung benötigen.
Es gibt viele Situationen, in denen dies der Fall ist: Das CMS wird möglicherweise nicht mehr unterstützt, basiert auf veralteter Technologie oder passt nicht mehr in Ihre Contentarchitektur. Das bedeutet aber nicht immer, dass Ihr CMS alt ist. Content-Spezialisten migrieren Daten sowohl von als auch zu CMS-Plattformen wie z.B. akeneo, celum, CENSHARE, contentserv oder hybris.
Dysfunktionale CMS sind ein Hindernis für Veränderungen und eine Belastung für das IT-Budget. Eine Studie der AIIM (Association for Information and Image Management) zeigt, wie ernst das Problem sein kann. AIIM stellte fest, dass 45 % der befragten Unternehmen drei oder vier Inhaltsplattformen hatten; 36 % hatten fünf oder mehr. All dies kostet Zeit und Geld.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein veraltetes CMS jeden Teil Ihrer Geschäftsabläufe untergräbt, so dass der Druck, es zu ersetzen, unweigerlich in dem gesamten Unternehmen aufgebaut wird. Früher oder später wird Big Data Ihre Altsysteme überwältigen und Sie müssen dann positiv handeln. Die Migration Ihres Contents auf eine besser geeignete Content-Plattform erfordert eine sorgfältige Vorbereitung.
Im folgenden Abschnitt führen wir einige der Herausforderungen auf, die Sie berücksichtigen müssen.
DIE HERAUSFORDERUNGEN BEI DER MIGRATION VON CONTENT
Wir werden uns mit den häufigsten Problemen beschäftigen, die bei einem Migrationsprojekt auftreten. Natürlich wollen Sie Ihr neues System mit sauberen Daten bestücken. Es hat keinen Sinn, schnellen und ungehinderten Zugriff auf Inhalte zu haben, die Sie nicht mehr brauchen oder wollen. Vor z.B. doppeltem Content, irrelevantem Content, Entwurfsversionen, unnötigen oder ungeeigneten Varianten sowie deren zugrundeliegenden Daten, platzen die Systeme aus allen Nähten. Eine dichte Wolke von Content-Verschmutzung hängt über der Content Landschaft der meisten Unternehmen.
Und wenn Sie wollen, dass Ihr Content in Ihrem neuen CMS leichter durchsuchbar sein soll, sollten Sie unbedingt die Anreicherung der Metadaten in Betracht ziehen. Obwohl diese Aspekte eines möglichen Migrationsprojekts weder sehr kompliziert noch sehr kostspielig sind, liegen sie außerhalb des Rahmens dieses Whitepapers.
Doch wenden wir uns nun einigen der Kernpunkte bei der Migration von Content zu.
- Auflösung von Datensilos
Unabhängig davon, ob Sie bereits Ihre Daten (welche durch die Erstellung von Content entstehen) in diversen Systemen und Geschäftsanwendungen eingepflegt haben oder auf unterschiedlichsten Speichermedien (z.B. Arbeitsplatz, externe Festplatten, USB-Sticks, Servern oder Cloud) abgelegt haben, gilt es diese Datensilos aufzulösen. Dabei müssen die durch Ihren Content geschaffenen Daten zusammengeführt und konsolidiert werden. Wichtig ist dabei, dass Ihr gesamter Datenstamm erfasst wird. Ansonsten fehlt Ihrem Content die benötigte bzw. erforderliche Grundlage. Niemand möchte ein Anzeigefenster erleben, welches „Missing Data“ ausweist.
Infolge müssen die einzelnen Daten dem jeweils relevanten Content zugeordnet werden. Damit wird sichergestellt, dass bei Abruf des Contents auch die relevanten Daten abgerufen werden und zur Verwendung, Bearbeitung oder Löschung zur Verfügung stehen.
Fehlt eine Zuordnung besteht die Gefahr von „Geisterdaten“, welche nicht zugeordnet in Ihrem CMS existieren und unnötig Speicherplatz und Effizienz rauben. Im Umkehrschluss kann es dazu kommen, dass Daten dem falschen Content oder doppelt dem falschen und dem richtigen Content zugeordnet werden. Doppelt zugeordnete Daten verursachen wiederum unnötig Speicherplatz und vermindern die Effizienz. Falsch zugeordnete Daten führen bei Abruf des Contents zu Fehlerpotential und Verwirrung bei der Bearbeitung.
- Dubletten-Prüfung
Ein weiterer essenzieller Schritt ist die Überprüfung von doppelten Daten (unabhängig von Texten, Bildern, etc.). Oftmals werden inhaltlich gleiche Daten mehrfach erzeugt und unterschiedlichem Content zugeordnet. Solche Dubletten benötigen ebenfalls den doppelten Speicherplatz und schränken die Effizienz empfindlich ein.
Ein Aussieben von Dubletten führt zu einer sauberen und agilen Content-Umgebung. Hierdurch wird die benötigte Speicherkapazität verringert, was insbesondere CMS SaaS Nutzern Einsparungsmöglichkeiten eröffnet. Weiterhin wird die Effizienz bei der Suche, Bearbeitung und Löschung von Content und Daten optimiert. Darüber hinaus wird das Fehlerpotential bei der Verwaltung Ihres Contents minimiert.
- Einheitliche Formatierung
Grundsätzlich ist jedes CMS individuell und stellt einzigartige Anforderungen an Daten, welche in das System migriert werden sollen. Dementsprechend muss vor der Datenmigration eine Datenkonvertierung stattfinden. Die Wahl des richtigen Formats wird durch die Besonderheiten des CMS bedingt. Daher ist es essenziell, die Anforderungen des CMS an Daten festzustellen und zu analysieren.
Kolb Digital kann hierbei auf eine weite Bandbreite von Erfahrungen zurückgreifen. Die Kolb Digital sammelte in der Vergangenheit Erfahrungen mit CMS z.B. von akeneo, celum, censhare, contentserv und hybris.
- Migration
Erst nach Abschluss der voranstehenden Schritte erfolgt die tatsächliche Migration, d.h. das Einspielen des Contents und den dazugehörigen Daten in das CMS. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Importmöglichkeit von CMS zu CMS unterschiedlich ausgestaltet ist. Dabei ist insbesondere die Zuordnung der Daten zu einem bestimmten Content sowie die Übernahme von Metadaten oftmals problematisch. Die Importmöglichkeiten reichen von umfangreichen Drag and Drop Lösungen bis hin zu aufwendigen Verfahren, bei welchen das Einspielen der Rohdaten separat von dem Import der Metadaten erfolgt.
Im Falle einer zweigeteilten Migration kann ein Import der Metadaten teilweise mittels formatierter Exceldatei erfolgen. Bei anderen CMS kann ein Import ausschließlich manuell im System erfolgen. Insbesondere dieser Arbeitsschritt bedarf äußerster Sorgfalt und ist dementsprechend zeitaufwendig. Jedes CMS funktioniert nur fehlerfrei und effizient, wenn die Daten dem Content korrekt zugeordnet sind und die Metadaten lückenlos erfasst wurden.
- Anlegen bzw. Anreicherung von Metadaten
Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten. Metadaten können Zuordnungen, Verknüpfungen, aber auch Informationen z.B. hinsichtlich der Rechte (Zugriffsrechte, Urheberrechte, etc.) an den jeweiligen Daten sein.
Nicht selten kommt es vor, dass Metadaten nur lückenhaft oder gar nicht vorhanden sind. Grund hierfür kann sein, dass Dateien bereits bei deren Schaffung mit keinen oder nur lückenhaften Metadaten versehen wurden oder diese im Zuge der Verarbeitung verloren gingen. Das kann z.B. passieren, wenn Daten häufig aus und wieder in diverse Systeme geladen wurden.
Wie bereits erwähnt, sind die Metadaten der Dreh- und Angelpunkt für ein fehlerfreies und effizientes CMS. In den meisten Fällen differenzieren CMS zwischen notwendigen und optionalen Metadaten. Somit sind mindestens etwaige Lücken bei den notwendigen Metadaten zu schließen. Um die Effizienz Ihres CMS weiter zu steigern, sollten jedoch auch die optionalen Metadaten ergänzt werden. Wichtig dabei ist, dass analysiert und erkannt wird, welche Metadaten für die Funktionen des CMS von diesem abgefragt bzw. verwendet werden. Nur so kann in möglichst kurzer Zeit die Effizienz des CMS gesteigert werden.
- Anwenderschulung
Nach Durchführung der oben genannten Schritte schafft man einen verwendbaren und sauberen Erstdatenbestand, der die Verwaltung, Anpassung, Schaffung und Löschung Ihres Contents in effizienter Weise ermöglicht. Es sollt jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass der Erstdatenbestand in Folge wieder verunreinigt oder schlimmstenfalls unbrauchbar gemacht wird. Deshalb sind Anwenderschulungen für diejenigen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu empfehlen, welche zukünftig in Ihrem CMS mit Ihrem Content arbeiten. So wird sichergestellt, dass die Contentverwaltung auch zukünftig effizient und fehlerfrei bleibt.
In Summe tragen diese Maßnahmen dazu bei, dass die geläufige Redewendung „garbage in – garbage out“ bei Ihrem CMS keine Anwendung findet. Denn nur wer sauberen Content und Daten in ein CMS migriert, wird bei seinen alltäglichen Geschäftstätigkeiten auch sauberen Content erhalten.
Eine Option, die sich immer mehr durchsetzt, ist Migration-as-a-Service bei dem Preis und Ergebnis im Voraus vereinbart werden. Migration-as-a-Service (MaaS) bietet einen stressarmen Full-Service-Ansatz für Migrationen. Mit MaaS kümmern sich unsere Migrationsexperten von Anfang bis Ende um Ihre Migration, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.
UMSETZUNG UND RENTABILITÄT DER INVESTITIONEN (ROI)
Die Arbeitsstunden, die Sie beiseitelegen müssen, kann nie mehr als eine Schätzung sein, aber der Zeitrahmen für ein typisches 1-zu-1 CMS-Migrationsprojekt, das bis zu 3 TB Daten umfasst, beträgt ca. 6 bis 12 Wochen.
Entscheidend ist daher eine sorgfältige Planung des Projekts. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, warum sie die Migration brauchen und was sie sich davon versprechen. Diese strategischen Überlegungen sind wahrscheinlich von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich.
Daher sollte Ihr Content Blueprint das Ergebnis von Konsultationen mit möglichst vielen Personen aus möglichst vielen Geschäftsfunktionen sein.
In den überwiegenden Fällen wird unterschätzt, wie viel Zeit für Routineaufgaben aufgewendet wird. Im Laufe der Jahre sind viele Unternehmen sehr geschickt darin geworden, sich in ihrer fragmentierten Content Umgebung zurechtzufinden, so dass manchmal das Gefühl erweckt wird, sie seien effizient. In Wirklichkeit ist das aber nicht der Fall. Die Unternehmens- und Strategieberatungsagentur McKinsey schätzt, dass durch eine unübersichtliche Content Umgebung täglich 1,8 Stunden mit der Suche nach Dateien verbracht wird. Dieser Aufwand kann mittels eines auf Ihr Unternehmen angepasstes CMS und eine professionelle Content Migration auf unter 30 Minuten reduziert werden. Damit können täglich rund 1,3 Stunden und monatlich rund 39 Stunden eingespart werden. Eine aufgeräumte Content Landschaft steigert die Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Damit werden Sie in die Lage versetzt, viel schneller auf Marktveränderungen zu reagieren.
Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus der Reduzierung der benötigten Speicherkapazität. Speicherplatz ist teuer. Nach jüngsten Schätzungen werden die Kosten für die Speicherung eines Terrabytes an Rohdaten auf TEUR 5 jährlich steigen. Natürlich verschwindet bei einer Content Migration der Bedarf an Speicherkapazität nicht vollumfänglich, aber alle Migrationen führen zu einer Verschlankung von Content. In der Regel beträgt die Verschlankung rund 10 %.
Wenn Ihre Inhalte in 3 oder mehr CM-Systemen gespeichert sind, ist die Sicherheit Ihrer Daten sehr wahrscheinlich nicht sehr gut. Die jüngste europäische Datenschutzgesetzgebung, bekannt als GDPR, macht dies mit bis zu 4 Millionen Euro strafbar, kaum ein “weicher” oder “immaterieller” Geldbetrag. Erst im Juni 2022 wurde ein Bußgeld von 65.500 Euro für einen Online-Shop Betreiber wegen veralteter Technik verhängt.
Ihre Altsysteme entsprechen vielleicht auch nicht mehr den Post-GDPR-Compliance-Standards. Die Daten sind möglicherweise nicht durchsuchbar, so dass Sie im Unklaren darüber sind, welche Verpflichtungen auf Sie zukommen können. Eine transparentere Inhaltslandschaft minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und von Entscheidungen, welche auf der Grundlage unvollständiger oder veralteter Inhalte getroffen werden.
Für größere Unternehmen kann die Stilllegung ihrer alten CM-Systeme zu Einsparungen bei den Lizenz- und Wartungsgebühren in Millionenhöhe führen. Wie wir in unserer Einleitung bereits erwähnt haben, sind Content-Migrationen von Legacy CMS eigentlich nie eine Frage der Kosten. Erinnern Sie sich an unsere Definition von “Legacy CMS”? Es ist jedes System, das eine Organisation daran hindert, ihre strategischen Ziele zu erreichen.
Unabhängig vom ROI liegt der Hauptnutzen der Content Migration darin, wettbewerbsfähig zu bleiben und schnell auf technologische und marktbezogene Herausforderungen zu reagieren.
SCHLUSSFOLGERUNG
Im Zeitalter von Big Data ist Content eine Ressource, die für ein Unternehmen fast so wertvoll ist wie sein Human-Kapital. Allein aus diesem Grund ist es keine Option mehr, Content ungepflegt zu belassen.
Content Migrationen werden oft als ‘Frühjahrsputz’ beschrieben – mit anderen Worten als eine Aufgabe. Hausarbeiten sind etwas, das wir gerne aufschieben. Es ist jedoch ein Fehler, die Content Migration als ein Kostenprojekt zu betrachten, wenn eine schlanke und agile Content Umgebung sofort einen Mehrwert in Form von Produktivität und eingesparten Arbeitsstunden schafft.
Unsere Beschreibung einiger der typischen Herausforderungen bei der Migration Ihres Contents ist nicht dazu gedacht, solche Projekte komplexer, kostspieliger oder einschüchternder erscheinen zu lassen, als sie tatsächlich sind, ganz im Gegenteil.
Für jedes Problem gibt es eine Lösung. Sie sollten sich durch nichts aufhalten lassen, um Ihre Content-Strategie voranzutreiben.
