CONTENT ONBOARDING — ZIELGERICHTET UND ERFOLGREICH
Die erfolgreiche Implementierung einer Lösung für den elektronischen Datenaustausch (EDI) zwischen Geschäftspartnern ist das Ziel jedes Unternehmens, das eine Automatisierung ihrer gesamten Lieferkette anstrebt. Von zentraler Bedeutung für das Erreichen eines solchen Ergebnisses ist ein erprobtes und bewährtes EDI-Onboarding für Partner und Lieferanten.
Das Onboarding ist ein entscheidender Schritt in jedem EDI-Projekt. Man könnte sogar behaupten, dass dies der wichtigste Schritt ist, denn eine technisch perfekte EDI-Lösung hat keinen Wert, wenn die Geschäftspartner nicht verbunden sind und Daten/Informationen nicht effektiv ausgetauscht werden können.
Angesichts der Komplexität des Themas soll dieses Whitepaper erläutern, was unter Onboarding zu verstehen ist, welche Arten und Vorgehensweisen bestehen, sowie erklären, wie der Prozess des Onboardings abläuft.
Alle kennen das “Garbage In – Garbage Out” Prinzip: Resultate sind nur so gut wie die Qualität der Eingangsdaten. Wenn die verwendeten Daten aus nicht gepflegten oder inkonsistenten Quellen stammen, ist das Resultat oft ungenügend. Gerade bei unsicheren Datenquellen, und ohne technische und geschulte Unterstützung, kann das Resultat bestenfalls ungenau und im schlimmsten Fall falsche Resultate liefern.
ERFOLGREICHES CONTENT ONBOARDING VON ANFANG AN
Im ersten Schritt ermitteln Sie, gemeinsam mit Ihrem EDI-Onboarding-Dienstleister, Ihre genauen Anforderungen im Partner-Onboarding Prozess. Es beschleunigt die Kommunikation, wenn auf beiden Seiten klare Ansprechpartner bestimmt werden und es stellt die Effizienz über das ganze Projekt sicher.
Im zweiten Schritt definieren Sie für die strategische Planung die Herangehensweise. So sollte bei einem Implementierungsprojekt deutlich mehr Aufwand für die Kommunikation mit Partnern eingeplant werden. Diese müssen informiert, überzeugt und unterstützt werden. Handelt es sich nur um ein Migrationsprojekt, so wird vorwiegend technischer Support benötigt. Listen Sie all Ihre Partner auf und bestimmen Sie einen Zeitplan mit Go-Live-Datum für Ihre Strategie. Machen Sie sich Gedanken über die Vorgehensweisen beim Onboarding-Prozess und das Geschäftsmodell des EDI-Projekts. Meist trägt die Kosten das Unternehmen, das die EDI-Lösung implementieren möchte und das Projekt leitet. Seltener werden die Onboarding Kosten von den Partnern teilweise oder gänzlich getragen.
Überlegen Sie auch, welche Probleme auftauchen könnten und erstellen Sie einen Eskalationsplan, der zeitliche Phasen definiert und bestimmt, was in diesen Fällen passieren soll, wenn beispielsweise der Partner nicht reagiert, oder wenn ein Partner keine Ressourcen für das Onboarding zur Verfügung hat. Alle diese Fragen gilt es zu klären und mit Blick aufs Ziel in eine Strategie zu fassen.
Wenn Sie hier noch keine Erfahrung haben, lassen Sie sich von Ihrem EDI-Onboarding-Dienstleister schulen und vorbereiten.
GÄNGIGE VORGEHENSWEISEN BEIM ONBOARDING PROCESS
Die beiden gängigsten Vorgehensweisen beim Onboarding-Prozess sind „Big Bang“ oder das “phasenweise” Onboarding. Ihr EDI-Onboarding-Dienstleister wird Sie bei der Wahl beraten, welche Strategie im Einzelfall am besten geeignet ist. Die für Ihre spezielle Situation getroffene Entscheidung kann einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg des Onboarding-Prozesses haben.
Bei der “Big Bang” Vorgehensweise gehen alle Arten von Content und alle Partner gleichzeitig online. Dieses sollte sorgfältig vorbereitet werden, um Verzögerungen und Störungen der Geschäftsprozesse zu vermeiden. Manchmal kann es bei dieser Strategie zu Eskalationen seitens Ihrer Partner kommen. Deshalb ist es von Vorteil, wenn Ihr Unternehmen darauf vorbereitet ist und bei Problemen Ihre Geschäftspartner immer unterstützt werden, damit der Onboarding-Prozess reibungslos durchläuft. Es ist daher wichtig mit einem Onboarding-Anbieter zusammenzuarbeiten, der Ihnen einen Help-Desk Support garantieren kann und Sie dabei unterstützt.
Die weitere Vorgehensweise ist in “Phasen” (Einteilung der Partner in Gruppen auf der Basis verschiedener Kriterien). Diese verlängert meist die Projektdauer, ermöglicht aber eine bessere Kontrolle über den Onboarding-Prozess sowie eine größere Flexibilität und Kapazität für den Projektverlauf. In der Tat können nach jeder Phase Korrekturen vorgenommen werden, um die Umsetzung der einzelnen Phasen zu optimieren. Es ist natürlich auch möglich, diese Vorgehensweisen zu mischen. Das hängt jeweils von der speziellen Situation ab.
VORGEHENSWEISE MIT BLICK AUFS ZIEL
Welche Strategie Sie bis zum Go-Live des Onboarding-Projekts wählen, hängt von Ihren Zielen, Prioritäten und der Beziehung zu den Partnern ab.
Bei der aggressiven Herangehensweise setzen Sie als Unternehmen, welches das Projekt durchführt, eine Frist für das Onboarding der Zielpartner. Dieser Termin sollte endgültig und unveränderlich sein. Bei diesem Ablaufplan schreiben Sie Ihren Geschäftspartnern vor, was Sie erwarten, und diese müssen sich an diese Erwartungen anpassen. Eine typische Branche mit diesem Ansatz ist der Einzelhandel. Natürlich ist eine solche Methode nicht immer umsetzbar. Es hängt auch alles von der Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Partnern ab.
Bei weicher Herangehensweise setzen Sie als Unternehmen, welches das Projekt durchführt, eine positive Motivation der Partner voraus. Keine Strafen sind für diejenigen vorgesehen, die aus welchen Gründen auch immer nicht rechtzeitig angebunden werden können. Außerdem haben Ihre Partner die Möglichkeit, ihren Onboarding-Zeitplan zu verschieben. Dieser Ablaufplan führt oft zu einer niedrigeren Onboarding-Rate als bei der aggressiven Methode. Es ist natürlich möglich, die beiden Ansätze zu mischen – es hängt jeweils von der speziellen Situation und den Geschäftspartnern ab.
Unabhängig welche Onboarding-Vorgehensweise Sie wählen, letztendlich profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Lieferanten und Geschäftspartner von der Kostensenkung und Automatisierung.
UMSETZUNG – VON DER THEORIE IN DIE PRAXIS
In der Informationsphase kontaktieren Sie Ihre Geschäftspartner und informieren sie über das Onboarding, das Sie vornehmen möchten. Informieren Sie Ihre Partner über die Vorteile von EDI-Onboarding via E-Mail oder über Ihre Website. Beschreiben Sie den Zeitplan und die Fristen und stellen Sie den Onboarding-Anbieter vor. Erläutern Sie die Gründe des Projekts und den zu erwarteten Nutzen, wie z.B. den einfachen Verbindungsaufbau oder die Help-Desk-Unterstützung. Bestimmen Sie entsprechende Personen in Ihrem Unternehmen, die Ansprechpartner für die Fragen Ihrer Partner/Lieferanten sind.
Das Onboarding kann bequem über ein Online-Portal erfolgen. Hierbei erhalten Ihre Partner einen Link zu dem Self-Care-Portal, in dem sie sich erstmals mit dem zugeordneten Login und Passwort einloggen müssen. Es besteht natürlich die Möglichkeit jederzeit die Sprache des Portals zu ändern, falls es sich um ein internationales Unternehmen handelt.
Das Self-Care-Portal und damit das Self-Onboarding kann von tausenden von Partnern/Lieferanten auf einmal benutzt werden. Nach dem erfolgreichen Einloggen sieht der User einige Stammdaten des Partners. Im nächsten Schritt werden die Stammdaten des EDI-Administrators abgefragt. Name, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sowie Sprache der E-Mail-Benachrichtigungen.
Ihre Partner/Lieferanten können über das Self-Care-Portal sehen, welche Dokumententypen und Aufgaben mit Ihnen ausgetauscht werden, Kanäle und Formate definieren, sowie den Status der Datenerfassung verfolgen. Der elektronische Datenaustausch kann auf einfache Weise über das Portal durch den Administrator konfiguriert und verwaltet werden. Der Administrator, oft auch “Key-User” genannt, kann weitere User-Konten im Portal für Mitarbeiter einrichten. Natürlich erhalten Ihre Partner sowohl bei dem Onboarding-Prozess als auch bei der Benutzung des Portals Unterstützung. Der Help-Desk Support ist dabei jederzeit bereit, Sie und Ihre Partner zu unterstützen.
Das Self-Care-Portal hat den Vorteil, dass Sie kaum Ressourcen für die Verwaltung Ihres Onboarding-Projekts binden müssen. Der Nachteil ist, dass Ihre Partner manchmal weniger bereit sind, mitzuarbeiten und die gestellte Aufgabe zu erfüllen oder notwendige Informationen zu liefern, weil sie den EDI-Onboarding-Anbieter nicht kennen. Es besteht aber jederzeit die Möglichkeit das Sie sich in den Kommunikationsprozess einschalten.
Abschließend lässt sich sagen, dass eine frühzeitige, klare und präzise Kommunikation und eine detaillierte Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Ihnen und Ihrem EDI-Onboarding-Anbieter für ein erfolgreiches Partner-Onboarding-Projekt wichtig sind. Anreize zu schaffen, um die Partner zu motivieren ist ebenso relevant wie die am besten geeignete Onboarding-Strategie für Ihr Unternehmen zu wählen.
